Proses kutipan yuran biasanya disinonimkan dengan leceh dan manual jika tidak menggunakan sebarang sistem kutipan yuran yang betul.
Persoalannya, wujudkah sistem kutipan yuran yang benar-benar membantu admin kewangan dan guru dalam proses kutip yuran dan urus yuran setiap hari?
“Saya dah semak banyak sistem kutipan yuran, yang bagus semua beribu ringgit. Yang percuma pula tak ada fungsi yang saya perlukan untuk buat kerja saya.”
Teruskan pembacaan untuk mengetahui sistem kutipan yuran terbaik yang dibina khas untuk para guru dan admin kewangan.
Apa Itu Sistem Kutipan Yuran?
Ia sebuah sistem yang dibina bagi memudahkah kerja-kerja kutipan dan rekod yuran. Ia sesuai digunakan oleh para guru di tadika, sekolah-sekolah, persatuan PIBG dan juga kelas dan pusat tuisyen.
Sistem yang bagus akan membantu menjimat masa dan tenaga dari segi rekod transaksi, prestasi pembayar dan juga rekod penyimpanan.
Masalah Dengan Sistem Kutipan Yuran Sekolah
1. Sistem Sedia Ada Leceh
Kutipan dan rekod dengan sistem yang sedia ada sangat memakan tenaga. Para guru dan admin kewangan terpaksa mengambil masa yang lama apabila timbul masalah dan menganggu tugasan hakiki mereka.
2. Tiada Fungsi Recurring Payment
Kutipan yuran yang berkala menyebabkan pihak sekolah terpaksa mengulang kerja yang sama setiap kali masuk bulan yang baru
3. Perlu Buat Manual Invois
Invois yang perlu dikeluarkan biasanya terpaksa ditulis secara manual.
4. Tiada Fungsi Automatik Resit
Selepas menerima bayaran yuran, resit hanya dapat dikeluarkan apabila bayaran benar-benar sah dilakukan, lebih-lebih lagi jika pembayaran melalui cash deposit atau bank transfer.
Masalah Dihadapi Guru Dalam Kutipan Yuran
1. Ibu Bapa Bayar Tunai
Para guru terpaksa memegang duit tunai yang banyak setiap kali tiba masa untuk mengutip yuran.
2. Kena Semak Yuran Tertunggak
Sebarang bayaran tertunggak, para guru terpaksa menyemak lama dalam rekod mereka sebelum dimasukkan ke dalam invois yuran.
3. Perlu Update Ibu Bapa Yang Belum Bayar.
Guru terpaksa menyemak secara manual sebelum membuat follow up dengan ibu bapa yang masih belum membayar yuran.
4. Risiko Duit Kutipan Hilang
Pembayaran tunai terdedah kepada risiko kehilangan dan kecurian. Ini akan menimbulkan pelbagai masalah lain jika berlaku.
5. Buat Invois & Resit Manual
Pihak sekolah tidak terlepas daripada sentiasa mengeluarkan invois dan resit bertulis. Kerja manual seperti ini sangat melecehkan.
6. Nak Kutip Bayaran Yang Bukan Yuran
Masalah lain akan timbul jika guru terpaksa mengutip juga bayaran selain yuran. Ini akan menimbulkan kekeliruan dari sudut rekod dan catatan bayaran.
Ciri-Ciri Herepay sebagai Sistem Kutipan Yuran Terbaik
1. Borang Bayaran Online
Pembayar dapat melunaskan yuran atau memberi dana bila-bila masa dengan bantuan online.
2. Kutipan Yuran Berkala
Pembayaran berulang seperti yuran dipendekkan proses dengan hanya menggunakan link yang sama.
3. Payment Gateway 17 Bank
Herepay menawarkan gerbang pembayaran yang cepat dan selamat seperti Billplz, FPX dan Stripe.
4. Laporan Kewangan
Setiap kutipan dan pembayaran akan tercatat terus dan dapat dilihat secara langsung di dashboard Herepay. Pengguna juga boleh mengeksport laporan kewangan dengan mudah.
5. Database Pelajar & Ibu bapa
Semua database pelajar & penyumbang disimpan dalam sistem Herepay. Ia mudah diakses oleh guru atau admin kewangan.
6. Automatik Resit Bayaran
Sebaik sahaja bayaran yuran dilakukan, pembayar akan menerima resit secara automatik. Ia juga boleh dihantar ke emel atau dimuat turun pembayar.
Baca lagi disini tentang menghasilkan resit bayaran secara automatik setelah menderma.
7. Auto-Invois
Auto-invois ini boleh ditetapkan berdasarkan tarikh yang dikehendaki atau tempoh berkala.
Herepay Selesaikan Masalah 4 Golongan
- Pengurus Kutipan
- Admin Kewangan
- Guru
- Ibu Bapa
Daftar Herepay Di Sini
Herepay menawarkan solusi buat para guru dan admin kewangan yang bijak mahu menguruskan rekod transaksi tanpa kekeliruan.
Selain mudah untuk setup, masa dan tenaga juga terjimat dengan resit automatik yang dikeluarkan oleh Herepay.
Klik gambar di bawah dan mula menggunakan Herepay untuk mengutip yuran dan dana anda.
