Menguruskan bayaran dan kutip yuran sering disinonimkan dengan tugas yang leceh dan memakan masa. Namun, yuran sebenarnya menjadi sumber duit masuk sebuah organisasi terutamanya sekolah, untuk meneruskan operasi meraka dengan lancar.
“Tanpa proses dan urus tadbir yang licin dalam isu kutipan yuran, pastinya akan terjadi jumlah kutipan yang rendah daripada nilai sasaran.”
Teruskan pembacaan artikel ini untuk mengetahui teknik terbaik untuk mengutip yuran dengan berkesan.
Apa Itu Bayaran Yuran?
Ia adalah sebuah proses pencarian dana sesebuah organisasi atau sekolah untuk meneruskan usaha atau mencapai sasaran mereka.
Merujuk kepada PRPM yuran bermaksud wang yg dibayar tiap-tiap bulan atau pd waktu-waktu yg ditetapkan (kpd persatuan, kesatuan, sekolah, dll)
Masalah Dalam Bayaran Yuran di Malaysia
1. Pembayar Bayar Lambat
Umumnya, pembayar yuran di Malaysia mempunyai mentaliti, selagi tidak dituntut, selagi itu yuran tersebut tidak dibayar.
2. Kutipan Masih Secara Tunai.
Kebanyakan kutipan yuran masih mengekalkan sistem pembayaran secara tunai bagi mengelakkan proses semak silang pembayaran bank transfer. Simpanan tunai yang banyak mempunyai risiko kecurian.
3. Tiada Sistem Untuk Semak Prestasi Bayaran
Masih belum ada sistem yang baik yang dapat menyemak prestasi pembayar yuran, sama ada mereka membayar tepat pada masanya atau kerap kali lewat bayar.
4. Perlu Kutip Bayaran Yuran Berulang Kali Secara Manual
Yuran yang berkala terpaksa dikutip secara manual. Proses ini melelahkan admin kewangan untuk menghantar invois berulang kali.
5. Admin Perlu Buat Resit Manual Berulang Kali
Selesai pembayaran, admin terpaksa mengeluarkan resit secara bertulis. Bahkan proses ini berulang untuk setiap pembayar yuran. Bayangkan sahaja proses menulis resit jika dalam sebulan ada 100 orang pembayar yuran.
Solusi Untuk Kutip Bayaran Yuran
1. Bayaran Yuran Secara Online
Pembayaran secara online memudahkan kedua-dua pengutip dan pembayar yuran. Dengan kemudahan online, pembayar boleh melakukan pembayaran secara bila-bila masa tanpa transaksi tunai.
2. Laporan Kewangan Semak Prestasi Pembayar
Dengan semakan prestasi pembayar, admin boleh melakukan follow up pada pembayar yuran yang culas membayar. Kemudahan laporan ini menyenangkan proses tapisan status pembayar.
3. Database Online Bayaran Yuran
Data pembayar yuran direkod terus ke sebuah database bagi memudahkan semakan dan juga pantauan prestasi pembayaran.
4. Fungsi Auto-Invois
Database ini juga akan membantu dari sudut penyediaan invois automatik. Ini mengurangkan kerja-kerja admin dalam mengeluarkan invois secara berulang
5. Fungsi Recurring Payment
Selain daripada invois, database berpusat ini mampu membantu pengguna dan juga pembayar yang perlu membayar secara berkala.
Teknik Kutip Bayaran Yuran 3X Lebih Tinggi
1. Guna Herepay Untuk Kutip Bayaran Yuran
Apa Itu Herepay?
Herepay adalah sistem kutipan yuran dan derma yang mudah namun berkesan mengurangkan tugas guru dalam menguruskan perihal yuran kelas.
Secara tidak langsung, mereka akan lebih fokus dan produktif dalam merancang pada awal tahun dan melaksanakan tugas mengajar dan mendidik anak-anak.
2. Hantar Auto-Invois Pada Database
Invois boleh dihantarkan secara automatik berdasarkan database yang rekod pembayar yuran. Penghantaran boleh ditetapkan berdasarkan tarikh atau wajtu spesifik.
3. Guna Fungsi Recurring Payment
Pembayaran yuran yang berulang dapat dipendekkan proses kutipan dengan hanya menggunakan link yang sama untuk pembayaran.
4. Follow Up Database Bayaran Tertunggak
Rekod pembayar dicatat dengan lengkap di dalam database. Secara tak langsung, anda tahu status setiap pembayar, siapa yang mempunyai bayaran tertunggak dan siapa pula yang tidak membayar langsung.
Status ini boleh ditapis untuk memudahkan proses follow up.
Daftar Herepay Di Sini
Herepay menawarkan solusi buat para guru dan admin kewangan yang bijak mahu menguruskan rekod transaksi tanpa kekeliruan.
Selain mudah untuk setup, masa dan tenaga juga terjimat dengan resit automatik yang dikeluarkan oleh Herepay.
Klik gambar di bawah dan mula menggunakan Herepay untuk mengutip yuran dan dana anda.
