Setiap kali mula persekolah, pihak sekolah pasti akan mengeluarkan surat kutipan yuran PIBG namun apakah contoh surat terbaik?
Surat ini biasanya diberikan terus kepada ibu bapa semasa pendaftaran darjah satu untuk pelajar baru. Untuk Peringkat yang seterusnya, biasanya ia dikongsikan terus secara dalam group Whatsapp.
Ada ibu bapa yang membacanya dan pada masa sama ada juga yang tidak membukanya langsung kerana menganggap sumbangan PIBG adalah bukan suatu kewajipan.
“Ramai ibu bapa rasa ralat dan berat untuk keluarkan duit untuk beri sumbangan dana kepada PIBG.”
Dengan menggunakan contoh surat dan sistem kutipan yuran PIBG yang tepat, pihak PIBG sekolah boleh meningkatkan jumlah kutipan.
Bagaimana? Teruskan pembacaan.
Apa Itu Surat Kutipan Yuran PIBG?
Surat ini dikeluarkan oleh PIBG sekolah kepada ibu bapa mengenai jumlah sumbangan yang diperlukan. Jumlah sumbangan biasanya ditetapkan semasa Mesyuarat Agung PIBG dan telah mendapat kelulusan dari Jabatan Pendidikan negeri.
Kenapa PIBG Perlu Buat Kutipan?
1. Buat Kutipan Selain Yuran Sekolah
- Membantu dalam memajukan perkembangan murid dan menjaga kebajikan murid sepanjang persekolahan.
- Menambah sumber kewangan sekolah bagi meningkatkan dan menambah baik kemudahan di sekolah
2. Jayakan Program Sekolah
- Meningkatkan kemesraan dan menyediakan saluran komunikasi dan hubungan antara sekolah dengan masyarakat setempat;
- Mencantikkan premis sekolah supya dapat mewujudkan suasana yang kondusif bagi menjayakan aktiviti dan program pendidikan.
Cabaran PIBG Dalam Buat Kutipan Yuran
1. Kutipan Yang Manual, Leceh & Renyah.
Makluman kutipan biasanya akan dilakukan pada awal persekolah.
Hebahan melalui surat rasmi akan dikeluarkan oleh pihak sekolah kepada ibu bapa untuk memaklumkan jumlah sumbangan yang diperlukan.
Selepas surat makluman dikeluarkan, guru akan mula menerima wang sumbangan.
Biasanya ini disampaikan melalui anak-anak murid yang membawa duit dari rumah
2. Proses Kutipan Guna Tunai (Cash)
Kebanyakan sekolah masih menggunakan sistem kutipan secara tunai.
Dikatakan, cara ini lebih mudah dari sudut pemantauan dan penyeliaan di mana satu guru akan menyelia dan menguruskan kutipan untuk kelas guru tersebut.
Namun cara ini sebenarnya menambahkan beban pada guru yang sepatutnya boleh fokus merancang pendidikan dan pembelajaran (P&P) murid-murid.
3. Perlu Pantau Tunggakan Kutipan
Pantauan kutipan diserahkan sepenuhnya pada guru kelas.
Guru kelas akan menyimpan wang tunai yang diterima sehingga tempoh pengumpulan tamat sebelum kesemua sumbangan yang diterima dimasukkan ke dalam akaun PIBG sekolah.
Nama pelajar yang ibu bapa mereka telah membayar, akan ditandakan pada senarai nama murid kepunyaan guru kelas bagi tujuan pemantauan.
4. Sukar Pantau Kutipan Semasa
Jumlah yang dikutip perlu dilaporkan kepada guru yang menjadi ketua penyelia kutipan. Biasanya dilakukan semasa mesyuarat mingguan.
5. Tiada Strategi Untuk Kutipan Yuran
Strategi buat masa ini hanyalah makluman melalui surat rasmi sekolah dan juga hebahan semasa majlis atau aktiviti yang melibatkan aktiviti ibu bapa seperti hari sukan atau hari gotong-royong.
Cara ini hanya berkesan pada tempoh tertentu sahaja dan bukan sepanjang sesi persekolahan.
Framework Surat Kutipan Yuran PIBG
1. Letter Head Sekolah
Lencana dan alamat sekolah perlu jelas. Ini termasuk nombor telefon dan alamat emel jika ada
2. Penama Penerima Surat
Kebiasaannya surat kutipan sumbangan boleh ditujukan dengan menggunakan ‘Ibu bapa’ sahaja. Namun untuk mendapatkan sentuhan peribadi, digalakkan menggunakan nama penuh ibu atau bapa murid
3. Tarikh & Nombor Rujukan
Dua perincian ini juga perlu jelas agar ibu bapa dan juga pihak sekolah dapat memantau dari segi rekod pengeluaran surat hebahan sekolah.
4. Tajuk Surat Kutipan
Tajuk surat perlu jelas menyatakan kutipan sumbangan. Amat digalakkan disertakan tahun dan juga nama sekolah
5. Detail Kutipan Yuran
Sesebuah surat hebahan biasanya akan disertakan sekali pelbagai perkara di dalamnya. Dari segi surat kutipan, mungkin terdapat juga sumbangan-sumbangan lain yang juga diperlukan lalu disertakan sekali dalam surat yang sama.
6. Amaun Kutipan Yuran
Jumlah ini hendaklah jelas dan juga dinyatakan sebelum itu dipersetujui semasa Mesyuarat Agung PIBG.
7. Cara Pembayaran Yuran
Jika sekolah menggunakan proses kutipan normal, maka boleh dijelaskan cara pembayaran di sini. Biasanya guru kelas yang akan mengutip sumbangan tersebut terus daripada anak-anak.
Jika menggunakan sistem kutipan Herepay, anda boleh letakkan terus kod QR di sini untuk memudahkan ibu bapa menyumbang.
8. Tandatangan PIC
Bahagian ini biasanya ditandatangi oleh Yang Dipertua PIBG bagi mengesahkan surat hebahan. Tanpa tandatangah, surat yang dikeluarkan akan menjadi surat yang tidak sah.
Contoh Surat Kutipan Yuran PIBG
1. Surat Kutipan Yuran Sekolah
2. Surat Kutipan Kempen Sekolah (Non-Yuran)
Daftar Herepay Di Sini
Herepay menawarkan solusi buat para guru bijak yang mahu melajukan kutipan sumbangan PIBG dan menguruskan rekod transaksi tanpa renyah dan kekeliruan.
Selain mudah untuk setup, masa dan tenaga juga terjimat dengan resit automatik yang dikeluarkan terus kepada ibu bapaoleh Herepay.
Klik gambar di bawah dan capai sasaran kutipan sumbangan PIBG anda.
