Pernahkah anda terfikir, kenapa majoriti ibu bapa kerap buat bayaran yuran PIBG lewat?
Apa logik dan sebab yang menyebabkan sekolah kerap terima bayaran yuran PIBG lambat dari biasa?
“Tahukah anda, ada sekolah yang hanya capai sasaran kutipan yuran sebanyak RM50 untuk 300 orang pelajar dalam masa 6 bulan.”
Sebagai pemula, anda perlu faham yang bayaran yuran tidak semudah yang disangkakan. Hal ini kerana, tidak semua ibu bapa dan waris mesra IT dan selesa buat bayaran yuran PIBG secara online.
Baca : Kenapa Sekolah Susah Capai Sasaran Kutipan Yuran?
Dalam satu sisi lain pula, tidak semua pentadbir sekolah dan organisasi mesra IT sungguhpun mereka menggunakan WhatsApp sebagai medium komunikasi harian dan Tiktok sebagai hiburan di waktu lapang.
Dalam proses kutipan yuran, perlu anda tahu yang proses ini melibatkan 3 fasa yang penting iaitu :
- Sekolah minta bayaran yuran
- Ibu bapa buat bayaran yuran
- Lapran kutipan dan peringatan yuran
Baca : 14 Masalah Kutipan Yuran PIBG Dihadapi Guru Di Malaysia
Ketiga-tiga proses ini hanya akan berlaku dengan kondusif dan efisien apabila detail kutipan adalah telus, proses bayaran yang mudah dan tidak melibatkan kerja-kerja manual.
Dalam artikel ini, anda akan didedahkan dengan 3 punca ibu bapa bayar yuran PIBG lewat.
1. Tiada Maklumat Bayaran Yuran Secara ‘Real-Time’
Maklumat bayaran lazimnya melibatkan data dan informasi di antara penghutang dan pemiutang.
Isunya, ibu bapa tiada platform yang membolehkan mereka menyemak hutang yuran PIBG mereka.
Inisiatif menggunakan medium WhatsApp sebenarnya satu langkah yang tidak kondusif kerana WhatsApp adalah medium komunikasi dan bukan medium kutipan hutang.
Kesannya, ramai ibu bapa terlepas pandang dengan yuran PIBG. Isunya, bukan kerana mereka tidak tahu. Sebaliknya, kerana proses kutip yuran menggunakan WhatsApp itu tidak sistematik.
2. Proses Bayaran Yang Merumitkan Ibu Bapa
Setakat hari ini, rata-rata sekolah gagal menyediakan mod pembayaran yuran yang memudahkan proses bayaran dan semakan yuran.
Bayangkan, ada ibu bapa yang masih perlu memandu ke sekolah untuk beri wang yuran PIBG kerana anak mereka tercicir wang yuran PIBG.
Dalam satu senario lain, ada ibu bapa yang buat pemindahan wang (bank transfer) tetapi mereka masih perlu upload resit secara manual dan tunggu maklum balas dari guru untuk mengesahkan yuran PIBG telah dibayar.
Sekarang, cuba anda bayangkan ada ibu bapa di luar sana yang terpaksa ulang proses ini setiap bulan untuk beberapa orang anak mereka.
3. Sistem Peringatan Bayaran Yang Lambat
Proses peringatan bayaran yuran yang lambat berlaku kerana guru terpaksa menyemak status bayaran yuran, database pelajar dan ibu bapa sebelum beri peringatan secara manual menerusi pekeliling rasmi atau WhatsApp.
Sebenarnya, bendahari PIBG dan guru yang mengutip yuran sedia maklum yang proses ini sangat tidak praktikal dan menganggu produktiviti mereka dalam pengajaran.
Akan tetapi, solusi ini dilihat terpaksa diteruskan dan mungkin diwarisi ke generasi guru yang lain kerana ketiadaan sistem yang kompeten dan kakitangan yang mencukupi untuk bantu beri peringatan bayaran yuran.
Bila peringatan bayaran diberi lewat dan hampir dengan tarikh akhir bayaran, ibu bapa akan merasa marah dan menyalurkan amarah mereka kepada guru dan pentadbir sekolah.
Baca : Teknik Kutip Bayaran Yuran 3X Lebih Tinggi (Berserta Contoh)
Auto-Reminder Herepay Digunakan Sekolah Setiabudi, IIUM
Pada Januari 2023, Sekolah Setiabudi, IIUM tidak lagi hadapi masalah ini selepas menggunakan fungsi ‘Auto-Reminder’ yang terdapat pada Herepay.
Apa yang lebih menarik adalah, Sekolah Setiabudi IIUM berjaya capai kutipan yuran sebanyak RM20,433.70 dari 100+ pelajar dalam masa kurang dari 60 hari.
Fungsi ini secara langsung meningkatkan produktiviti guru yang mengurus yuran di Sekolah Setiabudi IIUM kerana mereka hanya perlu luangkan masa di antara 2 jam – 4 jam seminggu untuk urus kutipan yuran.
Baca : Kajian Kes Sekolah Setiabudi, IIUM
Ibu bapa juga boleh rancang kewangan mereka dengan lebih baik kerana mereka sedia maklum amaun dan tarikh akhir pembayaran yuran sekolah anak mereka.
Dan sekolah, mampu urus infrastruktur dan laksanakan program dan aktiviti sekolah dengan lancar kerana kutipan yuran capai sasaran pada waktu yang tepat.
