Pernahkah anda terfikir, apakah sistem kutipan yuran yang boleh kurangkan tugas seorang guru, supaya guru boleh fokus mengajar dengan tenang tanpa perlu buat kerja yang manual dan leceh berulang kali?
“Tahukah anda, 90% guru terpaksa berdepan dengan stress melampau dalam aktiviti urus kutipan yuran dan tunggakan yuran dengan bekerja di hujung minggu?”
Proses kutip yuran dan urus yuran yang sebenarnya ringkas dan mudah ini sangat tidak disenangi guru-guru.
Alasannya? Kerana proses kutip yuran dan urus yuran sedia ada adalah manual, leceh, renyah dan melibatkan ramai orang.
Kita tak dapat nafikan yang solusi untuk selesaikan masalah ini adalah dengan menggunakan sistem kutipan yuran yang 100% online, automatik dan hanya perlu diurus satu orang sahaja tanpa melibatkan ramai guru dalam satu masa.
Dalam artikel ini, anda akan didedahkan dengan realiti dan cabaran yang dihadapi majoriti pengurus kutipan, admin dan guru dalam kutipan yuran.
Baca artikel ini sampai habis untuk ketahui masalah dihadapi PIBG di Malaysia dan solusi dalam sistem kutipan yuran di Malaysia.
Apa Itu Sistem Kutipan Yuran?
Sistem kutipan yuran adalah satu software yang dibangunkan dengan objektif melajukan proses kutipan yuran samada dari pelajar atau ahli sebuah organisasi.
Sistem kutipan yuran yang betul akan membantu pengurus kutipan, admin dan guru capai kutipan yuran dan dana dalam masa yang singkat sekaligus meningkatkan jumlah kutipan yuran.
Baca : Teknik Kutip Bayaran Yuran 3X Lebih Tinggi (Berserta Contoh)
Cara Sistem Kutipan Yuran Offline
Seperti yang anda ketahui, cara kutip yuran yang konvensional adalah dengan :
- Kutip wang yuran secara tunai
- Keluarkan resit fizikal secara manual
- Beri pekeliling/notis pada ibu bapa melalui pelajar
- Semak tunggakan yuran dengan buat kiraan secara manual
- Kumpul duit yuran sebelum diserahkan kepada bendahari PIBG
Cara Sistem Kutipan Yuran Online
Berbeza dengan cara kutip yuran konvensional, cara kutip yuran online merangkumi aktiviti :
- Bina borang bayaran online untuk ibu bapa bayar yuran
- Hantar auto-invois sebelum tarikh bayaran yuran sebenar
- Ibu bapa dapat resit online dalam bentuk PDF menerusi email
- Semak prestasi dan trend kutipan secara online di smartphone
- Beri peringatan menerusi SMS atau WhatsApp untuk tunggakan
Siapa Patut Guna Sistem Kutipan Yuran?
Buat pengetahuan anda, semua PIBG dan organisasi yang membuat kutipan yuran, program, aktiviti dan derma wajib gunakan sistem kutipan yuran.
Logiknya adalah, pengurus kutipan dan admin perlu buat kerja yang lebih produktif berbanding “follow up” ibu bapa secara manual dan bertengkar dengan bendahari PIBG tentang jumlah kutipan yuran yang mengecewakan.
Kedua, guru yaqni golongan pendidik tidak sepatutnya dibebankan dengan kerja-kerja pengurusan seperti mengutip yuran dan mengurus yuran.
“Ramai cikgu sekarang ni tertekan sebab kamu bayangkan, kami nak kena follow up parents dekat Whatsapp Group, lepas itu kena follow up PIBG dekat WhatsApp group lain pula.” – Cikgu Imbran (bukan nama sebenar)
Tugas hakiki mereka adalah mengajar anak bangsa, maka PIBG wajar mengambil langkah bijak dengan menggunakan sistem kutipan yuran supaya produktiviti guru meningkat.
6 Masalah Dalam Kutipan Yuran & Dana
Buat pengetahuan anda, ada enam masalah yang dihadapi pengurus kutipan, admin dan tentunya guru.
1. Buat Kerja Leceh Yang Berulang
Proses merekodkan kutipan yuran dan tunggakan yang dilakukan adalah manual di mana guru perlu luangkan masa setiap minggu untuk rekodkan jumlah terkini dan buat kiraan untuk mengenal pasti jumlah tunggakan.
2. Kutip & Urus Yuran Secara Manual
Ramai ibu bapa yang memberi tunai kepada pelajar (baca :anak mereka) untuk bayar yuran sekolah.
Akan tetapi, cara pembayaran ini memerlukan guru mempunyai ‘duit kecik’ atau baki sekiranya ibu bapa beri not yang besar seperti RM100.
3. Buntu Cara Tambah Pendapatan PIBG
Bajet tahunan untuk sekolah sudah dikurangkan bertahun lamanya. Kesannya, banyak program pembangunan infrastruktur dan sahsiah pelajar sukar dilaksanakan.
PIBG pula, terdesak untuk mencari sumber baharu selain mengharapkan sumbangan yuran PIBG semata-mata.
4. Tak Boleh Fokus Mengajar Anak Bangsa
Proses kutip yuran dan urus tunggakan yuran dari pelajar sebenarnya meletihkan emosi para guru.
Kesannya, ramai guru sukar fokus untuk mengajar ekoran ditekan pihak PIBG dalam masa sama, perlu empati pada pelajar.
5. Libatkan Ramai Pihak Untuk Kutip & Urus Yuran
Mekanisma yang digunakan PIBG untuk kutip yuran menyebabkan lebih dari 3 orang guru terlibat dalam kutipan yuran.
Kesannya, guru-guru yang terlibat mudah untuk berselisih faham dan ini boleh mewujudkan satu atmosfera yang tidak sihat di kalangan guru-guru.
6. Korbankan Cuti Hujung Minggu Buat Kerja Admin
Tidak sedikit guru-guru yang bekerja 6 hari seminggu. 5 hari untuk mengajar di sekolah dan baki 1 hari mereka korbankan untuk buat kerja admin yang tak sempat diuruskan.
6 Faedah Guna Sistem Kutipan Yuran Secara Online
1. Tingkatkan Produktiviti Guru
Guru tidak perlu lagi kutip yuran dari pelajar, semak tunggakan yuran, buat kiraan yuran secara manual dan semak prestasi kutipan yuran.
Guru boleh merancang kaedah, teknik dan strategi dalam pengajaran yang lebih efektif dan efisien untuk pelajar.
2. Dapat Kutip Yuran Lebih Cepat
Lazimnya, apa-apa bayaran yang dibuat secara online jauh lebih cepat berbanding bayaran yang dibuat secara manual.
PIBG dapat kutip yuran lebih cepat kerana ibu bapa tidak perlu beri tunai, sebaliknya mereka boleh bayar yuran menerusi smartphone.
3. Dapat Kutip Yuran Lebih Banyak
PIBG dan organisasi boleh lancarkan pelbagai program dan aktiviti yang berbeza serentak tanpa perlu tabung PIBG penuh.
Setiap yuran atau sumbangan untuk program dan aktiviti boleh dilakukan berasingan secara online.
4. Hanya Perlu Diuruskan 1 Staf Sahaja
Dengan 1 sistem kutipan yuran yang berpusat, hanya bendahari PIBG sahaja yang perlu uruskan kutipan yuran dan tunggakan yuran.
Organisasi juga tidak perlu upah pekerja baru semata-mata untuk kutip dan urus yuran secara manual seperti sebelum ini yang menggunakan Microsoft Excel dan WhatsApp Group.
5. Ibu Bapa Dapat Dokumen Pengecualian Cukai
Ibu bapa juga tidak perlu lagi pergi ke sekolah semata-mata untuk dapatkan salinan resit bayaran yuran.
Mereka boleh download secara online samada di email dan kepilkan sebagai dokumen sokongan untuk pengecualian cukai.
6. Kurangkan Kesilapan Manusia Dalam Pengurusan Yuran
Guru tidak perlu lagi terima tunai dari pelajar dan ibu bapa untuk bayaran yuran.
Kerap kali berlaku keciciran wang samada dari pelajar atau guru bila melibatkan tunai yang banyak.
Fungsi Yang Perlu Ada Dalam Sistem Kutipan Yuran
Untuk pengetahuan anda, ada pelbagai sistem kutipan yuran di Malaysia.
Untuk mudahkan proses anda memilih sistem kutipan yuran yang betul, kami senaraikan fungsi yang perlu ada.
Borang Bayaran Online
Sebagai platform untuk ibu bapa bayar yuran atau menderma.
Laporan Kewangan Kutipan
Lejar kewangan untuk YDP PIBG dan bendahari PIBG buat semakan akaun.
Auto Invois & Peringatan Bayaran
Fungsi untuk hantar notis pemberitahuan bayaran yuran dan tunggakan yuran.
Dashboard Kutipan Yuran ‘Real-Time’
Untuk semak prestasi kutipan dan trend bayaran di smartphone/laptop.
Bayaran Berulang (Recurring Payment)
Untuk terima bayaran yuran berulang (bulanan) dari ibu bapa.
Sistem Database Berpusat (Pelajar & Penyumbang)
Tempat di mana semua detail, informasi pelajar, ibu bapa & penyumbang yuran & dana dalam 1 tempat.
Penutup
Masalah kutipan yuran di Malaysia sebenarnya turut dialami institusi pendidikan di negara jiran seperti Thailand dan Indonesia ekoran ketiadaan sistem kutipan berpusat.
Jom ubah cara PIBG anda kutip yuran dan yuran dari manual kepada 100% online & automatik dengan sistem kutipan yuran dari Herepay.
Anda dan PIBG tidak perlu keluarkan sebarang kos. Tiada kos setup, tiada kos pendaftaran dan kos bulanan. Sistem kutipan yuran ini percuma seumur hidup.
Baca : Herepay – Sistem Kutipan Yuran Untuk Sekolah (Edisi 2023)
Herepay dibangunkan oleh golongan pendidik dan anak pendidik yang empati dengan masalah golongan pendidik dan berniat untuk tingkatkan produktiviti golongan pendidik.
Setup akaun Herepay anda percuma hari ini : DAFTAR PERCUMA
